Implantar y desarrollar a los equipos
Equipos de Trabajo
¿Dónde se debe tener cuidado al implantar y desarrollar a los equipos?
R. Las empresas fracasan en su intento por desarrollar equipos voluntarios, porque su objetivo de llevarlos a la práctica es erróneo. No debemos diseñar esquemas que busquen el involucramiento de todos y la formación de equipos, sino sistemas que administren los equipos que las personas desean formar de manera natural en las áreas de trabajo (más aparte los equipos que deben formarse para cumplir con los objetivos de la empresa).
- Mal diagnóstico e implantación del trabajo en equipo como la solución “mágica”.
- Implantación de un solo tipo de trabajo en equipo.
- Falta de información.
- Falta de bibliografía disponible.
- Falta de un texto interno de capacitación.
- Mucha teoría y pocos ejemplos.
- Errores al interpretar el término “Voluntario”.
- Dependencia de un agente externo.
- Poco compromiso de la alta dirección.
- Toda la responsabilidad en los mandos medios.
- Una visión a corto plazo (resultados vs. desarrollo).
- Falta de planeación.
- Inicio masivo de equipos.
- Equipos voluntarios “obligados” a trabajar.
- Falta de una estructura de soporte.
- Falta de un lenguaje común en la empresa.
- Falta de un sistema de presentaciones dentro de la empresa.
- Poca interrelación entre los equipos de la misma empresa.
Lo más importante, es que el trabajo en equipo debe ser Divertido y Emocionante cumpliendo con los siguientes fundamentos:
- Miembros del equipo del mismo nivel jerárquico.
- Comunicación y conversación entre los miembros.
- Confianza mutua.
- Conciencia de los mismos problemas.
- Conciencia de equipo.
- Cada quien realiza su trabajo pero complementa el de los demás.
- No se juzgan ni critican las ideas de los demás, se prueban primero.
- Se debe involucrar a las personas de los procesos similares desde el principio.
- No buscar pretextos sino los medios y las soluciones.
Participar para colaborar con el bien común y no para defender los intereses propios (individuales, de un área o un depto.)
Ricardo Hirata Okamoto
Comité Técnico del CNCCC
P. ¿Cómo serán tomadas las implementaciones de las soluciones propuestas por los Círculos, por los trabajadores que no son miembros de ellos?
R.-Cualquier respuesta a esta pregunta sería bastante subjetiva, puesto que tendríamos que esperar hasta vivir una situación similar y ver como reaccionarían los no miembros de Círculos, para, en base a su comportamiento; recurrir a alguna estrategia que permita implementar la solución con la participación y acuerdo de todos (miembros y no miembros). Sin embargo, esta pregunta nos permite prever que, en un momento determinado, pudieran surgir actitudes negativas de aquellas personas que no son miembros de Círculos, al considerar a los que si lo son como los “vendidos” a la organización y cosas por el estilo, y presentasen un rechazo a la implementación de la solución sugerida, no por que no estén de acuerdo con ella, sino solo como proyección de sus actitudes negativas hacia los participantes de los Círculos.
Pensamos que el problema no estaría tanto en la solución que se tratase de implementar, sino mas bien en el como se les notifique el que se les va a implementar. Explicaremos esto mejor con un ejemplo que sucedió en la resolución de un proyecto en la Harley Davidson, Co. y el manejo que se le dio: un Círculo resolvió un problema acerca de la identificación de los sobrantes, como se podían reducir y que hacer con ellos. El departamento entero fue invitado a la reunión del Círculo y los miembros les explicaron el planteamiento que hicieron y la solución. Ninguna orden fue girada por el superior. La solución dada por los miembros del Círculo fue implantada por todos por que era lógica y resolvía un problema que afectaba a todos. La situación, más que se dieran órdenes por los supervisores para implementar la solución, fue que todos tomaron conciencia de que la acción a implementar era necesaria.
Con este ejemplo se da uno cuenta que las actitudes negativas que pudieran llegar a surgir en estos, pueden ser fácilmente eliminadas por el convencimiento, a través de una comunicación abierta mas que por la simple utilización del poder de la autoridad.
Sergio Garcilazo Lagunas
Comité Técnico del CNCCC
P. ¿Cómo se puede lograr que la gente de Círculos de Calidad se mantenga involucrada en las actividades?
R. 1.-Temas.
“El tema es demasiado difícil de entender.” “Esta mas allá de mi capacidad de entendimiento.” “No tiene nada que ver con mi trabajo.” Estas son algunas de las quejas comúnmente mencionadas. Para lograr que la gente se involucre, debe darse preferencia a aquellos temas que le conciernen a todos, que son un problema común, que se relaciona con un fenómeno del que todos se han dado cuenta, y que son mas fáciles de manejar.
Según se acumule la experiencia dentro del círculo, los miembros podrán entender mucho mejor la naturaleza crítica de la calidad y el control de costos. Con una adecuada guía por parte de los supervisores, los círculos de calidad procederán voluntariamente a resolver problemas mas sofisticados.
2.- Juntas
Una atmósfera de tensión en una junta aleja a la gente. Una conversación abierta y amigable sobre temas familiares a todos ayudará a la gente tímida a hablar. Una charla informal sobre el té o el café también ayuda. El tiempo de la junta debe ser establecido de modo que la mayoría de la gente pueda atender a la misma. Las ideas y los esfuerzos positivos son necesarios para lograr que todos se involucren.
3.- Educación.
Aquella gente que esta renuente de participar en las actividades de círculos de calidad son a menudo aquellos que no pueden entender lo que estas implican. Se sienten extraños. Es importante darles prioridad en oportunidades de educación. Es también efectivo enviarlos a reuniones externas de círculos de calidad con círculos de fuera de la compañía o conferencias sobre círculos de calidad.
4.- El liderazgo del supervisor y la guía del líder.
El desgano por parte de los supervisores y líderes se reflejará directamente en las actividades de los círculos de calidad. La gente sentirá el desgano, y esto los descorazonara para participar en las actividades. El entusiasmo de los supervisores y líderes, por otra parte influirán favorablemente las actividades. El tener una adecuada guía en el tiempo correcto es necesario.
No se supone que los supervisores demanden la participación. Ellos son responsables de brindar suficiente información a la gente sobre la necesidad de que todo mundo participe. Los líderes deben siempre mantener el entusiasmo y la paciencia para animar la participación de todos los miembros.
QC Circle headquarters, JUSE