Diferentes estudios muestran que los gerentes típicos emplean el equivalente a 21 semanas de trabajo en juntas cada año. La experiencia indica que del 25% al 50% de estas juntas son innecesarias o no productivas. Las causas comunes de esto, incluyen falta de entrenamiento por parte de aquellos que guían las juntas, y la falta de guías sobre como maximizar el uso del tiempo de los participantes y su talento. Aquí están algunos consejos sobre como mejorar la calidad de sus juntas:
Definición:
Una junta es un compartir de la gente sobre propósitos específicos de su trabajo. Para ser efectivo, se necesita un claro establecimiento del propósito o beneficio, la gente correcta, y un proceso para conducir la junta efectivamente.
¿Por qué tener una junta?
Hay varias razones para llevar a cabo juntas. Los participantes necesitan quizá sesionar para poder:
• Compartir la información o experiencia que poseen una o más de una persona.
• Planear y estar de acuerdo en las acciones a tomar.
• Organizar y asignar las responsabilidades y completar los datos para las acciones.
• Asesorar el progreso de las actividades planeadas, para resolver los problemas en su implementación.
Guías generales
1. Cada junta debe tener un líder o coordinador predeterminado. (Nota: Los líderes deben haber completado su entrenamiento sobre como llevar a cabo juntas efectivas).
2. Una agenda debe ser planeada por lo menos con 24 horas previas a cada junta formal. Formal en este caso significa un encuentro pre- planeado de más de tres personas por más de 30 minutos. (Nota: cualquier persona que no haya recibido la agenda con anticipación, tiene el derecho de no asistir).
3. La hora de comienzo, de terminación y la ubicación serán indicadas en la agenda. Estos tiempos y la ubicación no deben ser rigurosamente observados.
4. El número de participantes debe ser minimizado. Solo la gente necesaria debe ser invitada. Otras quizá sean informados, sin requerir su participación
5. Los participantes deben prepararse para la junta con anticipación, como esta indicado en la agenda.
6. El propósito u objetivo serán establecido al principio de cada junta. El objetivo debe ser definido en temas o puntos específicas a ser alcanzados. Por ejemplo:
-Decidir el curso de acción…
-Ponerse de acuerdo sobre la mejor alternativa para…
-Identificar acciones a ser tomadas
-Resolver un problema específico
-Entregar un plan de mejora…
-Asignar responsabilidades…
-El discutir o revisar es generalmente un objetivo no deseable. ¿Por qué tener una junta a menos que los planes son entregados o las responsabilidades asignadas?
7. Las juntas son llevadas a cabo en un local quieto, libre de distracciones y donde no se sufran interrupciones. Los arreglos para dar mensajes o manejar las llamadas telefónicas deben ser hechos con anticipación por el coordinador de la junta y los participantes.
8. Las juntas deberán terminar a tiempo a menos que una extensión sea aprobada por todos los participantes. Las agendas con varias partes quizá deban tener un tiempo determinado asignado para cada una de estas partes de la agenda.
9. Quizá una persona deba ser designada como relojero ara tomar los minutos o recalcar los procedimientos en orden para documentar los acuerdos o las acciones a tomarse. Los minutos a emplear serán previamente asignados a menos que exista algún inconveniente.
10. Una evaluación de la efectividad de la junta debe ser conducida al final de la junta. Generalmente, el líder debe preguntar “¿Cómo podemos nosotros hacer estas juntas más efectivas?” Las acciones apropiadas deben ser identificadas y tomadas.
Que hacer y que no hacer.
– Procure que las juntas duren de 1 a 2 horas si es posible.
– No realice juntas con más de 10 participantes a menos que sea necesario.
– Haga apuntes se los temas a revisar con anticipación a la junta (procedimientos, horarios, lista de temas abiertos, propuestas, etc.)
– No espere a los miembros que llegan tarde. Empiece a tiempo por respeto para aquellos que planearon sus horarios como se les requirió.
– Provea los medios para reservar una sala de juntas para evitar conflictos de horarios.
– No utilice las juntas para la actualización periódica de sus actividades. Trate de encontrar un modo más efectivo para compartir la información o comunicar el progreso.
– Asegúrese de tener asientos adecuados, soporte audito- visual y de otro equipo (Proyectores, marcadores, hojas, etc.)