La planificación es fundamental para una buena coordinación entre todas las partes que intervienen en la realización de un evento y permite aumentar las posibilidades de tener resultados positivos.
Ese plan debe convertirse en una estrategia específica y consistente, representada por acciones concretas.
También debe plantear y detallar acciones dirigidas a cumplir objetivos específicos.
Para cada objetivo se deben definir las acciones a efectuar, anticipar los posibles problemas por resolver, priorizar sus soluciones, asignar recursos y responsabilidades y diseñar medidas de seguimiento que permitan evaluar los avances y los resultados.