Esta fase es cuando se presentan los resultados del trabajo desarrollado, muestra la coordinación del trabajo en equipo. Para asegurar que la atención del personal gerencial es apropiada para hacer una revisión satisfactoriamente, es conveniente obedecer lo siguiente:
• Mantener la reunión bajo control.
• Respetar la agenda.
• Usar el guión.
• Ser ilustrativo usando las ayudas visuales.
• Mostrarse positivo y profesional.
• Cumplir el programa.
El Papel del presentador.
Cuando alguno de los miembros del Círculo de Calidad toma el papel de presentador ante los niveles jerárquicos superiores para explicar el procedimiento y resultados de sus investigaciones y análisis, adopta el rol de presentador, y todas las demás personas escuchan y atienden al presentador toman el rol de usuarios. Para efectos de terminología, en esta sección se utilizará el termino presentante para referirnos a la persona que emite el mensaje; el usuario cuando mencionemos al que lo recibe.
Existen 4 actividades básicas para poder lograr una buena presentación, que son:
Preparación
Presentación
Participación y
Evaluación.
La primera y la última son cruciales para saber cuáles eran los esperados y cuáles fueron los resultados. Sin la primera, la presentación se debilita y puede volverse poco efectiva. Sin la evaluación no puede haber ningún control de cual fue la efectividad de la presentación.
El presentante debe tener un buen conocimiento de:
• La materia o tema relacionado con el caso presentado.
• La relación existente entre la materia y los gerentes o usuarios.
Alrededor de esto, podemos considerar que existen 8 elementos para lograr una buena presentación:
Un objetivo.
Esto es fundamental; ya que el definir el objetivo aclaran los puntos que se deberán tratar: limitaciones del contenido, definición del enfoque, determinación del tiempo, etc.
Organización.
Este elemento hace que la Presentación tenga un significado lógico. El mismo material puede ser organizado en diferentes formas. La decisión debe estar de acuerdo con la personalidad del expositor y con el objetivo de la plática.
Enfasis.
Agrega fuerza a la organización y debe determinarse antes de empezar la exposición. Su ausencia produce aburrimiento y el colócalo incorrectamente puede causar mal entendimiento de parte de los oyentes.
Sencillez.
Este es un elemento esencial para lograr una buena presentación, hay que simplificar lo más que se pueda.
Definición.
Deberán definirse todos los términos técnicos, ideas especiales, vocabularios, puntos de vista y conceptos.
Apuntes, Ayudas visuales, etc.
El presentante debe dejar que los usuarios tomen notas. Algunas veces se recomienda repartir un resumen del tema al final de la exposición Las ayudas visuales ahorran palabras, tiempo y esfuerzo y además de ser dramáticas, clarifican y estimulan.
Revisiones y retroalimentación.
Se deben tener objetivos definidos y estar dispuestos a retroalimentar y ser retroalimentados. Las actividades, así como las preguntas y comentarios de los oyentes, también nos comunican si nuestro mensaje esta o no llegando a los receptores.
Dr. Sergio Garcilazo Lagunes
Presidente AMTE